บทความที่มีประโยชน์

ผลิตภาพ 101: วิธีใช้ Kanban ส่วนบุคคลเพื่อให้เห็นภาพงานของคุณ

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีที่สุดจะทำให้คุณต้องทำต่อหน้าคุณและจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้คุณไม่ต้องสงสัยว่าจะทำงานต่อไปอย่างไร บางอันมีความซับซ้อน แต่บางอย่างทำให้ง่ายต่อการมองเห็นทุกอย่างจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ - ดังนั้นคุณสามารถใช้บันทึกย่อแบบโพสต์ - อิทได้หากต้องการ พูดคุยเกี่ยวกับหนึ่งในระบบเหล่านั้น: Kanban ส่วนบุคคล

Personal Kanban เป็นระบบเพิ่มประสิทธิภาพที่เริ่มต้นใช้งานง่ายมีเพียงสองกฎ "จริง" เท่านั้นและได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณมองเห็นภาพสิ่งที่อยู่บนจานของคุณได้ง่ายลำดับความสำคัญของคุณคืออะไรและสิ่งที่คุณทำสำเร็จ มันเหมือนกับระบบการทำงานอื่น ๆ ที่เราเน้นไว้เช่น Getting Things Done (GTD) และ Pomodoro Technique มันมีโครงสร้างทั่วไปที่คุณสามารถติดตามและเครื่องมือต่าง ๆ ที่สามารถช่วยคุณในการเริ่มต้นและติดกับมัน มันไม่ใช่ปรัชญาอย่างที่ไคเซ็นใช้ แต่ก็มีช่องว่างสำหรับปรับแต่งระบบให้เหมาะกับคุณและรวมบทเรียนที่ได้เรียนรู้จากสิ่งที่คุณทำสำเร็จ เริ่มจากสิ่งที่ Kanban ส่วนบุคคลแล้วมาใช้ให้เป็นประโยชน์

Kanban ส่วนบุคคลคืออะไร

Personal Kanban พูดง่าย ๆ คือระบบที่ง่ายสำหรับการจัดการสิ่งที่ต้องทำ ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของมันคือช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำอะไรหลาย ๆ อย่างพร้อมกันและให้ภาพที่มองเห็นได้ชัดเจนในที่ทำงานของคุณ มันเกี่ยวข้องกับ - แต่ไม่เหมือนกับ - วิธีการจัดตารางการผลิตแบบลีนและการจัดส่งของ Kanban ซึ่งมักใช้ในการผลิต (โดยเฉพาะการผลิตรถยนต์) แนวคิดของ "ส่วนบุคคล" Kanban เกิดขึ้นเมื่อผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิต Jim Benson และ Tonianne DeMaria Barry เขียนหนังสือ 2011. สถานที่ตั้งพื้นฐานของ Kanban ส่วนบุคคลเป็นวิธีการแสดงผลและจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณแก่กว่ามาก แต่หนังสือเล่มนี้บอกวิธีการทำงานของระบบและเสนอเคล็ดลับเฉพาะสำหรับผู้ที่ต้องดิ้นรนกับปริมาณงานที่หนักหน่วง

Kanban ส่วนบุคคลยืนอยู่บน "กฎหลักสองประการ"

  • เห็นภาพการทำงานของคุณ ในระยะสั้นคุณควรสามารถดูปริมาณงานโดยรวมของคุณได้ตลอดเวลาสามารถกำหนดได้อย่างรวดเร็วว่าคุณควรจะทำอะไรต่อไปมีคิวที่มองเห็นได้สำหรับลำดับความสำคัญและเวลาที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์และระบบนั้นควรเพิ่มได้ง่าย ลบและจัดระเบียบใหม่ เราได้เน้นหลายวิธีในการแสดงรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณรวมถึง Kanban ส่วนบุคคล
  • จำกัด งานระหว่างทำ (WIP) กล่าวอีกนัยหนึ่ง จำกัด จำนวนของสิ่งที่คุณทำงานในเวลาเดียวกัน มันทำสองสิ่ง ครั้งแรกมันทำให้ง่ายต่อการมองเห็นภาพการทำงานของคุณเพราะคุณเก็บฝาเกี่ยวกับจำนวนที่คุณได้ไปในครั้งเดียว ประการที่สองมันยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงอันตรายจากการทำงานหลายอย่างไม่ต้องพูดถึงความเหนื่อยหน่าย การจัดการภาระงานของคุณอย่างระมัดระวังยังสอนวิธีพูดโดยไม่ทำลายอาชีพของคุณ

จากที่นั่นการใช้งาน Kanban ส่วนบุคคลนั้นขึ้นอยู่กับคุณเป็นส่วนใหญ่ คุณสามารถใช้แอพหรือเครื่องมือที่ซับซ้อน, กระดานข่าวง่าย ๆ, โพสต์ - อิท, หรือโน้ตบุ๊ก ไม่มีเครื่องมือหรือผลิตภัณฑ์อย่างเป็นทางการ (นอกเหนือจากหนังสือ) อย่างไรก็ตาม Benson และ DeMaria Barry มีคำแนะนำเล็กน้อยที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ซึ่งคุณอาจเคยเห็นมาก่อน - ทั้งที่ Goldavelez.com และในเว็บ

วิธีเริ่มต้นใช้งาน Kanban ส่วนบุคคล

เปิด

การเริ่มต้นใช้งาน Kanban ส่วนบุคคลนั้นเป็นเรื่องง่าย สิ่งที่คุณต้องการจริงๆคือจุดที่คุณสามารถจัดวางและจัดการสิ่งที่ต้องทำลงใน กระดาน Kanban หรือ "Kanban" กุญแจสำคัญคือวิธีการจัดระเบียบ บอร์ดแบบง่าย ๆ ไม่มีอะไรมากไปกว่าแผนภูมิที่มีคอลัมน์แนวตั้งสามคอลัมน์ ได้แก่ Backlog / To-Do, Doing และ Done

ส่วน "การทำ" ของคุณประกอบด้วยสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดที่คุณกำลังทำอยู่ตอนนี้หรือวางแผนที่จะทำงานทันที ตามหลักการแล้วพวกเขาจะถูกจัดระเบียบตามลำดับความสำคัญดังนั้นคุณสามารถดูได้ตลอดเวลาและดูว่าใครจะจัดการก่อน "Backlog" ของคุณคือสิ่งที่ต้องทำที่คุณไม่ได้ทำในตอนนี้ แต่ต้องไปถึงจุดหนึ่ง "เสร็จสิ้น" ค่อนข้างชัดเจน แต่สิ่งสำคัญคือต้องรักษาไว้ที่ Kanban ของคุณเนื่องจากการเห็นว่างานที่คุณทำไปแล้วนั้นทำให้คุณมีแรงจูงใจและมีประสิทธิผลมากขึ้น

มันเป็น Kanban ธรรมดา ๆ ถ้าฟังดูคุ้น ๆ คุณอาจเคยเห็นพื้นที่ทำงานและโพสต์เพิ่มประสิทธิภาพที่เราได้พูดถึงข้อดีของการใช้โพสต์มันหรือไวท์บอร์ดแบบนี้เพื่อจัดระเบียบสิ่งที่ต้องทำของคุณ กระดานไวท์บอร์ดที่สมบูรณ์แบบสำหรับ Kanban ส่วนบุคคล ง่ายต่อการวาดคอลัมน์จากนั้นเพิ่มและลบสิ่งที่ต้องทำอย่างรวดเร็ว หากคุณต้องการคุณสามารถวาดคอลัมน์ของคุณจากนั้นใช้บันทึกการโพสต์มันสำหรับสิ่งที่ต้องทำ ทำให้ง่ายต่อการเคลื่อนย้ายโดยไม่ต้องเขียนใหม่ นอกจากนี้โพสต์ - อิทโน้ตมีสีต่างกันซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบ Kanban ได้อย่างง่ายดายตามลำดับความสำคัญ ตัวอย่างเช่นโน้ตสีเหลืองอาจมีลำดับความสำคัญปานกลางหมายเหตุสีม่วงลำดับความสำคัญต่ำและสีแดงที่สำคัญที่สุด

ตอนนี้ทุกครั้งที่คุณดูไวท์บอร์ดคุณสามารถเห็นสิ่งที่คุณมีบนจานของคุณและสิ่งที่ต้องทำมีความสำคัญที่สุด คุณจะสามารถเลือกสิ่งที่ต้องทำอย่างรวดเร็วเพื่อเลื่อนไปที่ "กำลังทำ" จากสิ่งที่ค้างเมื่อคุณว่างและคุณสามารถเห็นได้ง่ายเมื่อจานของคุณเต็มเกินไป

ในขณะที่ Kanban มีความสำคัญจริงๆมันเป็นเพียงวิธีการทำงานเพื่อให้เห็นภาพสิ่งที่ต้องทำของคุณ กฎข้อที่สองซึ่งจำไว้เพื่อ จำกัด งานที่คุณทำอยู่ก็มีความสำคัญเช่นกัน หากคุณเพียงแค่เพิ่มโพสต์มันลงในสิ่งที่ต้องทำคุณจะได้รับประโยชน์มากมายและประโยชน์เชิงภาพเหล่านั้นจะถูกแทนที่ด้วยความเครียดและความวิตกกังวล เบ็นสันและเดอมาเรียแบร์รี่อธิบายว่าเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องรักษาลำดับงานของคุณให้น้อยที่สุด ใส่หมวกแข็งกับจำนวนของสิ่งที่คุณยินดีที่จะมีในส่วน "การทำ" ได้ตลอดเวลาหรือบน Kanban เลย (เก็บสิ่งที่ต้องการย้ายไปที่ "Backlog" ในเครื่องผูกหรือโพสต์ - รองจนกว่าจะมีที่ว่าง) วิธีนี้ Kanban ของคุณจะจัดระเบียบและมีประโยชน์จริง ๆ

สไลด์โชว์นี้ (ฝังด้านบน) เป็นการนำเสนอจากเว็บไซต์ Personal Kanban พร้อมด้วยเคล็ดลับเฉพาะเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น

แอพและเครื่องมือที่รองรับ Kanban ส่วนบุคคล

หากพื้นที่ทำงานของคุณไม่มีไวท์บอร์ดหรูหราขนาดใหญ่คุณสามารถแขวนจากผนังหรือแม้แต่แผ่นโต๊ะเล็ก ๆ หรือกระดานไม้ก๊อกที่คุณสามารถเปลี่ยนเป็น Kanban ได้คุณมีตัวเลือกอื่น ๆ มากมายรวมถึงชื่อที่คุ้นเคย ไม่ว่าคุณจะทำงานบนเว็บหรือชอบแอพที่ดาวน์โหลดได้นี่คือเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพบางอย่างที่ใช้ประโยชน์จากวิธี Kanban ส่วนบุคคล:

  • Trello : ถูกต้องเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพยอดนิยมที่เคยสร้างขึ้นจริง ๆ แล้ว Trello ถูกสร้างขึ้นรอบ ๆ องค์กรงานสไตล์ Kanban เราเน้นมันเมื่อมันเปิดตัวและเราได้แสดงให้คุณเห็นว่าจะจัดการชีวิตทั้งหมดของคุณอย่างไร เราได้แสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการจัดวางมันลงในระบบเหมือน GTD แต่การออกแบบภาพเน้นไปที่คอลัมน์สำหรับองค์กรและวิธีการ "บัตรที่ต้องทำ" ทำให้สมบูรณ์แบบสำหรับ Kanban ส่วนบุคคล สิ่งที่คุณต้องทำคือกำหนดคอลัมน์ของคุณและเริ่มเพิ่มสิ่งที่ต้องทำ คุณสามารถกำหนดวันที่ครบกำหนดบันทึกย่อการเตือนความจำภาพให้ความสำคัญภาพและอื่น ๆ
  • KanbanFlow : KanbanFlow อาจดูเหมือน Trello มาก แต่มันก็โทรเข้าหา Kanban มากกว่า Trello มันเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติม - "วันนี้" - เพื่อให้คุณสามารถแยกงานที่กำลังดำเนินการออกจากสิ่งที่คุณกำลังจะทำงานในขณะนี้ นอกเหนือจากนั้นองค์ประกอบอื่น ๆ ที่คุ้นเคย: คุณสามารถเพิ่มบันทึกและการแจ้งเตือนไปยังรายการ Kanban ของคุณจัดเรียงไว้ตามลำดับการมองเห็น จำกัด การทำงานของคุณและ จำกัด การทำงานร่วมกันกับผู้อื่นหากคุณต้องการ KanbanFlow ยังรวมตัวจับเวลา Pomodoro เพื่อช่วยให้คุณมุ่งเน้นและทำงานให้เสร็จ เราจะพูดถึงสิ่งนี้เพิ่มเติมในอีกสักครู่ แต่ความสวยงามของ Kanban - และเครื่องมือ - คือมันรวมเข้ากับวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ นอกจากนี้ไซต์ดูดีบนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตไม่จำเป็นต้องใช้แอพ
  • Evernote (พร้อม Kanbanote) : Evernote เพียงอย่างเดียวไม่ใช่โซลูชัน Kanban ที่ยอดเยี่ยมโดยเฉพาะ โฟกัสอยู่ไกลจากการมองเห็นแม้ว่าคุณจะสามารถปรับแต่งมันให้ดูเด่นขึ้นอีกเล็กน้อยด้วยโน้ตที่คุณเพิ่มเข้าไป ถึงกระนั้นความแข็งแกร่งของมันก็คือการรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล Kanbanote เปลี่ยนแปลงสิ่งนั้นและเปลี่ยนรายการ Evernote ของคุณให้กลายเป็นคอลเล็กชันภาพที่คุณสามารถดำเนินการได้ มันยังเพิ่มคอลัมน์ Backlog / Doing / Done สามคอลัมน์ให้คุณ มีแม้กระทั่งแอพ Android ที่คุณสามารถใช้งานได้ทุกที่

แน่นอนว่าไม่มีอะไรที่บอกว่าคุณต้องใช้แอพ มันจะมีประโยชน์โดยเฉพาะถ้าคุณพึ่งพาอุปกรณ์ของคุณเพื่อทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการวิธีการแอนะล็อกคุณสามารถใช้สมุดร่างและโพสต์ - อิทโน้ตเพื่อสร้าง Kanban ของคุณหรือเพียงแค่ปากกาและกระดาษเก่า ๆ คุณสามารถซื้อกระดาน "Kanban for One" และกระดานไวท์บอร์ดได้ทั้งหมดที่ติดตั้งและพร้อมใช้งานในขนาดที่เหมาะกับโต๊ะ ไม่มีกฎที่บอกว่า Kanban ของคุณจะต้องมีขนาดใหญ่หรือต้องใช้การโพสต์มันพวกเขาทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นเล็กน้อย แต่คุณควรทำสิ่งที่เหมาะกับการไหลของคุณ

วิธีการทำให้ Kanban ส่วนบุคคลทำงานในระยะยาว

วิธีการ Kanban ส่วนบุคคลนั้นง่ายและยืดหยุ่น คุณสามารถใช้แผ่นปะติดผนังดาวน์โหลดแอพหรือเขียนลวก ๆ ในสมุดบันทึกและนั่นคือกุญแจสำคัญในการทำให้มันใช้งานได้นาน เลือกอันที่เหมาะกับคุณและคุณจะติดงอมแงม กุญแจสำคัญคือการหาวิธีการที่สอดคล้องกับเวิร์กโฟลว์ของคุณแทนที่จะทำลายมันและใช้เครื่องมือที่คุณจะกลับไปแทนที่จะต่อสู้กับมัน หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึงไวท์บอร์ดในสำนักงานของคุณความสามารถในการค้นหาและดูว่าอะไรในวาระการประชุมของคุณจะเป็นประโยชน์อย่างมาก อย่างไรก็ตามหากคุณเดินทางเป็นตันการใช้ Trello หรือ KanbanFlow จะสะดวกกว่าการใช้กระดานไวท์บอร์ด

ก่อนหน้านี้เราได้สัมผัสกับสิ่งนี้ แต่สิ่งที่สวยงามอีกอย่างเกี่ยวกับ Personal Kanban ก็คือมันทำงานได้ดีกับเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ หากคุณเป็นแฟนของ GTD หรือ Pomodoro คุณยังสามารถใช้ Kanban ส่วนบุคคลได้ ในความเป็นจริงระบบใด ๆ ที่ใช้รายการที่ต้องทำจะได้ประโยชน์จากวิธีการ Kanban ส่วนบุคคล ซึ่งหมายความว่าหากคุณกำลังใช้ระบบอื่นคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระบบหรือเลิกใช้เครื่องมือ - คุณสามารถเรียบเรียงวิธีการของคุณได้เล็กน้อย

ตัวอย่างเช่นเมื่อไม่นานมานี้เราได้เน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องทำในกระดาษกาวของ Chris S Penn ซึ่งต้องอาศัย Eisenhower Decision Matrix ในขณะที่เขาใช้บอร์ดเดี่ยวเป็นหลักมันสามารถพับเข้าไปใน Kanban ส่วนบุคคลได้อย่างง่ายดายโดยการเปลี่ยนบอร์ดของเขาเป็นส่วน "ทำ" และเพิ่ม "Backlog" และ "เสร็จ" ส่วนรอบ ๆ มัน ดูรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเองและวิธีการจัดระเบียบ คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำจริง ๆ ในแง่ของกระดาน "การทำ" และสิ่งที่คุณรู้ว่าคุณต้องไปให้ได้ แต่ตอนนี้จะไม่เป็น "Backlog" ของคุณ ในขณะที่คุณเกาสิ่งต่าง ๆ และรับโมเมนตัมคิดว่าพวกเขาเป็นคณะกรรมการ "เสร็จ" ของคุณแทนที่จะเป็นเพียงแค่รอยขีดข่วนออกงาน มันง่ายมาก

อ่านเพิ่มเติม

คุณควรจะสามารถเริ่มต้นใช้งาน Kanban ส่วนบุคคลได้จากที่นี่ แต่เราได้สัมผัสกับพื้นฐานเท่านั้น ตัวอย่างเช่นวิธีนี้มีประสิทธิภาพมากพอสำหรับการจัดระเบียบทีมเช่นเดียวกับการจัดระเบียบสิ่งที่ต้องทำส่วนบุคคลและไม่ต้องใช้เวลามากในการตั้งค่า แน่นอนหนังสือของเบ็นสันและเดอมาเรียแบร์รี่เกี่ยวกับ Personal Kanban เป็นที่ที่คุณควรเริ่มต้น แต่ถ้าคุณสนใจที่จะเรียนรู้มากขึ้น

  • บล็อก Kanban ส่วนบุคคล
  • Kanban ส่วนบุคคล 101
  • Kanban ส่วนบุคคลบน Facebook
  • Kanban ส่วนตัวสั้น ๆ โดย Jurgen de Smet และ Erik Talboom
  • Udemy: เริ่มต้นด้วย Kanban ส่วนบุคคล
  • ความชั่วร้ายของการทำงานหลายอย่างและ Kanban ส่วนบุคคลสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร
  • แกลลอรี่ Kanban ส่วนบุคคล

Kanban ส่วนบุคคลอาจฟังดูเป็นคำพูดที่ใช้งานได้ แต่หลักการสำคัญเรียบง่ายและยากที่จะโต้แย้งด้วย: จับตาการทำงานของคุณ พยายามอย่าเล่นปาหี่มากเกินไปในคราวเดียว ส่วนที่เหลือเป็นรายละเอียดที่ขึ้นอยู่กับคุณที่จะหลอมรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ที่สมบูรณ์แบบและมีประสิทธิผลที่สุด